Um atestado aqui, uma requisição de férias ali… e, de repente, são 800 caixas!

October 2, 2017

Ficou chocado com o número? Pois essa é a quantidade média de caixas com documentos de funcionários que a área de Recursos Humanos de uma empresa acumula. São holerites, atestados, cartões ponto, requisições de férias, cartas de demissão, e muitos outros papéis que fazem parte da rotina de um RH.

 

 

 

300 mil páginas: o caso da empresa de vigilância

 

Em 2015, uma empresa de vigilância de Curitiba percebeu que precisava mudar sua forma de organizar os documentos do setor de RH. O acúmulo dos documentos de mais de dois de mil funcionários estavam causando problemas. Isso porque a empresa tinha várias filiais no Estado, e com a alta rotatividade de funcionários característica do setor, o número de papéis só crescia e já não havia espaço para guardá-los. Com o tempo, a desorganização e a perda de documentos começou a causa prejuízo na defesa em ações trabalhistas, pois não era fácil localizá-los, inclusive em situações de fiscalizações e auditorias.

 

Eram 300 mil páginas de documentos de funcionários. A solução dada pela Documentalize foi retirar todo o arquivo da empresa em uma única vez, liberando espaço físico e iniciando um minucioso trabalho. Com todos os documentos em mãos, foi possível mapear, catalogar e digitalizar tudo, e posteriormente hospedar as imagens no sistema para consulta das filias. O que estava duplicado foi descartado, e somado à reorganização dos documentos, isso significou uma redução do arquivo físico em 60%. No final do projeto, a empresa passou de um RH demorado e ineficiente, para online e organizado.

 

Gestão de documentos em RH: é para sua empresa

 

O projeto de gestão de documentos em áreas de recursos humanos reduz em pelo 50% o arquivo de documentos. Isso porque faz organização, digitalização, descarte, catalogação, compactação do papel e sistema de gerenciamento de documentos em nuvem. Em apenas uma caixa, são armazenadas 1.200 páginas; cada 10 caixas representam uma árvore. Por isso, um dos principais objetivos é a economia de espaço para armazenamento do papel. Além disso, o arquivo digital traz facilidade no acesso ao documento e proporciona a criação de backup, uma forma de prevenir a perda e extravio de documentos.

 

 

 

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