Escritório de advocacia opta pelo arquivo digital e amplia refeitório

February 16, 2018

 

 

A gestão de documentos no meio jurídico influencia o dia a dia dos advogados. Ter arquivos importantes sempre à mão, com a possibilidade de buscas por palavras-chave e com consulta rápidas faz a diferença na rotina de escritórios de advocacias. E, certamente, quem se prepara para esses cenários, sai na frente da concorrência nos quesitos segurança, agilidade e confiabilidade.

 

Não importa se são autos originais, cópias ou documentos de clientes. É imprescindível ter a guarda dos originais de maneira organizada, seja no meio físico ou no digital.

 

Na Documentalize todo processo é feito em conformidade com o Projudi - Processo Judicial digital, que permite a completa substituição do papel por autos processuais digitais, com o TRT e outros. Também oferece um sistema para consulta na internet com arquivos leves, que facilita a busca. Além disso, com o inteligenciamento de documentos, é possível pesquisar em arquivos PDF.

 

Arquivos dão lugar às pessoas

 

Em Curitiba, um escritório de advocacia precisava modernizar seu arquivo e entrar definitivamente na era digital. No total eram mais de 150 mil páginas acumuladas em 15 armários de aço. O arquivo, além de impressionar pela quantidade, ocupava um espaço da empresa que poderia ser melhor utilizado.

 

Com um processo de gestão desses documentos, tudo foi digitalizado. Como a maioria dos documentos de escritórios são cópias de processos, foi possível também fazer o descarte seletivo da papelada - tudo sem perder segurança e sigilo dos documentos. Sobraram apenas as procurações assinadas pelos clientes que foram devidamente arquivadas, de forma organizada e fácil de achar!

 

E o conceito de sustentabilidade foi além do esperado. O escritório decidiu pela venda dos armários que eram utilizados para arquivo, e esse valor ajudou a pagar parte do projeto. Ao final de todo o processo, o espaço liberado pelo arquivo se tornou um refeitório mais amplo para os funcionários.

 

 

 

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