Tudo vira pó! Porque o arquivo profissional de documentos é tão importante

Com certeza você vai reconhecer esse cenário: o quartinho dos fundos da empresa, provavelmente sem ventilação, com caixas não identificadas e sem qualquer padronização (algumas de sulfite outras de sapato), com alguma ou muita umidade nas paredes e um cheiro característico de bolor!

Muitas vezes esses são os lugares destinados à guarda de documentos quando não é feito um arquivo profissional. Porém, o chamado “arquivo morto” de uma empresa não pode estar nessa situação.

Tudo vira pó se não for bem cuidado

Não é só a rinite que ataca se você tiver uma sala de arquivo mal cuidada aí na sua empresa. Os prejuízos podem ser grandes quando não se tem os documentos organizados, catalogados e principalmente em boas condições.

Quem explica melhor é o gestor da informação e sócio da Documentalize, Guilherme Karam. Confira:

Se é arquivo morto, porque os documentos precisam ser tratados?

O arquivo de uma empresa é a história que ela construiu desde sua fundação. Além disto, um arquivo que está organizado, e que seja possível encontrar todas as informações, auxilia a empresa a se defender de eventuais ações trabalhistas minimizando perdas financeiras e em fiscalizações por parte do Governo, Isso d

á vantagens competitivas em relação a seus concorrentes. Para a organização ter uma informação precisa e de qualidade, o armazenamento adequado e uma catalogação eletrônica são a chave do sucesso.

Como cuidar dos documentos para que não virem pó (literalmente) com o tempo?

O primeiro ponto a ser analisado é o local. Ele deve ser limpo, arejado, dedetizado e bem iluminado. As caixas devem ser colocadas preferencialmente em estantes de aço nas colunas e madeira resistente no centro, para não correr o risco dela entortar. Após, a padronização das caixas de papelão com etiquetas coladas na frente identificadas com no mínimo uma numeração única e sequencial. Caixas de plástico tendem a amolecer com o tempo, por isso recomendamos a de papelão.

E qual o primeiro passo para tirar o arquivo da sala dos fundos e ter uma gestão eficiente?

A primeira questão que a empresa deve analisar é em qual área ela está perdendo mais tempo com funcionários indo até o arquivo morto ou prejuízos financeiros em reclamatórias trabalhista ou fiscalizações governamentais. Com este diagnóstico, é preciso separar o arquivo por áreas e começar a padronizar caixas e etiquetas para no futuro pensar em um projeto de digitalização de documentos. Depois, ter estas informações armazenadas em um GED (Gestão Eletrônica de Documentos) e um backup nas nuvens dará acesso à informação em poucos segundos.

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