5 dicas para organizar os documentos da sua Empresa

January 23, 2017

 

 

 

 

 

Apesar de toda tecnologia, muitas empresas e organizações ainda têm verdadeiras pilhas de papéis em seu arquivo, não sabendo o que fazer, onde e como guardar para quando houver necessidade de consulta e localização de forma rápida e fácil.

 

Nesse post, vamos falar sobre cinco valiosas dicas para melhorar a eficácia em todos os setores da empresa, seja financeiro, jurídico, administrativo, recursos humanos, etc. Aí vão as dicas!

 

 

1 - Não coloque suas caixas ou arquivos no pior lugar da empresa.

 

Se você trata seu arquivo como ‘’descartável”, acondiciona em caixas ou pastas frágeis e coloca em um lugar Físico com umidade ou sujeito às variações da temperatura, estes vão se deteriorando, sujando o documento, criando insetos e bichos, o que danifica a informação e ‘’desencoraja’’ o usuário a encontrar o documento físico quando necessário.

 

2 - Faça uma triagem periódica em seus documentos.

 

Estudos comprovam que cerca de 40 a 50% dos arquivos nas empresas são cópias ou originários em meio digital, meio este que possibilita efetuar a recuperação do arquivo.  Se a empresa tiver esta política de descarte seletivo, poderá economizar em impressões e espaço físico.

 

3 - Aplique uma Tabela de Temporalidade.

 

 

A empresa tem a possibilidade de aplicar uma tabela de temporalidade em vários departamentos chave da sua empresa, como Recursos Humanos e Contabilidade.

 

Veja abaixo o exemplo para documentos de funcionários:

 

 

 

 

4 - Digitalize seus Documentos.

 

A digitalização de documentos pode ser dividida em duas etapas: a digitalização do legado (inativo) e a digitalização do arquivo corrente (ativo). A linha de corte pode ser feita por departamento, período ou utilização mais frequente. Quando a pasta ou caixa for digitalizada, a empresa tem a possibilidade de fazer o imediato descarte do arquivo que for cópia ou documentos prescritos pelo tempo, diminuindo o número de caixas e pastas a serem arquivados fisicamente.

 

Lembre-se: é MUITO importante que a etapa da digitalização seja feita de forma profissional, para que você aumente a produtividade, e PRINCIPALMENTE, minimize a possibilidade de perda da informação, ainda mais considerando que haverá um descarte

 

5 - Backup de segurança.

 

Recomendamos que as cópias de segurança dos arquivos digitais sejam feitas com uma periodicidade minimamente mensal, com diferentes mídias para armazenamento, como: SERVIDOR DA EMPRESA, HD EXTERNO e servidores em CLOUD.  Desta forma, a empresa estará segura que se um meio falhar, ela terá backup na mídia espelho.

 

 

E você? Como cuida dos documentos em sua empresa? Se tiver alguma dúvida, entre em contato que teremos o prazer em ajudar.

 

Até o próximo post,

 

Time Documentalize

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