A nova era dos cartórios tem segurança digital como principal ingrediente

February 7, 2018

Foi-se o tempo em que cartório era sinônimo de livros antigos, corredores imensos de arquivos e documentos esquecidos. A nova era do segmento incluiu uma reformulação em regras e exigências de órgãos fiscalizações, e até modificações nos titulares dos cartórios. A renovação trouxe também novas possibilidades, e um cenário mais moderno e, claro, digital.

 

Para atender às exigências, é preciso ter os documentos digitalizados e devidamente organizados, facilitando a consulta. Isso inclui a catalogação e criação de um sistema de gerenciamento dos documentos na nuvem. Se o cartorário de antigamente era facilmente identificado com um livro gigantesco, o dos dias atuais tem tudo à mão, em ambiente seguro na internet.

 

 

Nesse novo momento, reduzir o espaço físico ocupado por caixas de arquivo também faz a diferença. Por isso, novas tecnologias de compactação de papel, que reduzem em até 50% o espaço ocupado pelos arquivos, são cada vez mais procuradas pelos cartórios.

 

Por isso, além da organização e disponibilização dos arquivos, o processo de digitalização de documentos possibilita o descarte seguro de documentos que não precisam da versão física. Tudo isso com certificado para reciclagem correta.

 

Gestão de documentos reduziu 1.500 caixas

 

Foi o que aconteceu em um cartório de Curitiba que teve arquivos digitalizados pela Documentalize. Antes do projeto eram 1.500 caixas de documentos que geraram o processo de escritura e que não precisam mais do arquivo físico.

 

Após a digitalização, 100% da papelada foi reduzida. E os benefícios da mudança vão além do espaço físico otimizado. Agora, o cartório atende à Resolução nº 11 no CNJ, que recomenda formatação e manutenção de arquivos de segurança para evitar que documentos se percam devido às causas naturais do tempo.

 

O atendimento também melhorou, já que o tempo de resposta ao cliente no balcão passou de sete dias para imediato. A criação de backup de segurança influencia na prevenção contra perda e extravio de documentos e reduz custos da mão de obra interna.

 

Share on Facebook
Share on Twitter
Please reload

Posts Em Destaque

Documentalize e AnSata: aliadas para a modernização dos cartórios

May 31, 2018

1/9
Please reload

Posts Recentes