Empresas paperless – o que são e como chegar lá?

September 18, 2016

Vamos direto ao conceito. Literalmente, a tradução do termo aponta empresas e/ou escritórios SEM PAPEL. É isso mesmo, consiste na redução e até na eliminação do uso de papel em suas rotinas administrativas! E será que isso é realmente possível? Antes de definirmos isso, vamos a três constatações importantes:

 

  • A informação é o bem mais valioso de uma empresa. Muitas delas estão nos documentos administrativos que são gerados. Portanto, é normal que haja uma resistência em manter os documentos físicos sempre por perto. Aqui mora a principal barreira à implantação de uma política paperless: a resistência à mudança! As pessoas estão habituadas a imprimir (em vários casos, o mesmo documento inúmeras vezes!) e manter documentos que sequer são necessários.

 

  • A Tecnologia da Informação já faz parte da vida de todos. Ela torna sua empresa muito mais dinâmica e inteligente, otimizando processos administrativos. O que seria de nós sem o ponto eletrônico, por exemplo? Ou sem e-mails, ou planilhas de controle? A política paperless também faz uso da tecnologia, para facilitar a busca de informações e, assim, se pode economizar com o espaço físico (tirando a papelada desnecessária do escritório), e o meio ambiente agradece (evitando impressões).

 

  • O atual momento econômico brasileiro já aponta que, empresas que são ágeis e que reduzem custos, adquirem grande diferencial competitivo. Dentro do conceito paperless, as informações que a empresa precisa podem ser encontradas em segundos! Além disso, a AIIM (Associação para a Gestão de Informação e Imagem), afirma que as empresas que adotam o conceito de paperless obtêm retorno financeiro em cerca de doze meses. Exemplos demonstram que essa prática pode ser implantada em diversas empresas, dos mais diversos portes e segmentos.

 

Essas três situações comprovam que trabalhar em um ambiente sem papel favorece muito o desempenho organizacional, mas que é um grande desafio, que requer planejamento, uso de tecnologia adequada e treinamentos específicos para as atividades a qual a empresa se propõe, ou seja, é determinante que se selecione a tecnologia que se aplique ao negócio, evitando assim a aquisição de aplicativos e recursos desnecessários.

Para sua empresa entrar de vez em um mundo sem papel, é preciso começar com o pé direito. A Documentalize oferece todas as soluções em gestão documental. Funciona assim: nossos consultores vão até sua empresa e, após se reunirem com pessoas que vivem o dia a dia da empresa, oferecem soluções que cabem no seu orçamento, e que serão úteis na sua rotina. Quer receber a visita sem compromisso de um de nossos profissionais? Entre em contato por qualquer um de nossos canais. Ficaremos felizes em atendê-lo!

 

 

Um abraço e até a próxima,

Time Documentalize

 

 

 

 

 

Share on Facebook
Share on Twitter
Please reload

Posts Em Destaque

Documentalize e AnSata: aliadas para a modernização dos cartórios

May 31, 2018

1/9
Please reload

Posts Recentes