Preciso mesmo digitalizar?

December 12, 2016

 

É fato que a evolução tecnológica está cada vez mais veloz e presente no dia a dia das pessoas. As inovações se dão não apenas com o lançamento de novos produtos, como também com o desenvolvimento de novos processos, para fazer desde as coisas mais simples como permitir que sua geladeira avise quando é hora de fazer compras novamente, até as mais complexas, como por exemplo a magnitude e infindável soluções e facilidades que um ERP pode trazer a uma empresa.

Neste cenário, a digitalização de documentos é tida como etapa fundamental para que se possa galgar degraus mais altos e desfrutar todos os benefícios e facilidades que ter a oportunidade de viver neste momento tão dinâmico em nosso mundo pode trazer!

 

É claro que existem as pessoas que têm um grande apego por suas raízes ou então pura nostalgia dos tempos onde tudo era “mais fácil e simples” e não abrem mão de ler um bom livro em meio físico, ler aquele jornal de domingo segurando as enormes páginas com cheirinho de informação nova ou então folhear aquela coleção antiga de enciclopédia que ainda tem guardada na edícula.

 

Entretanto, tais caprichos só são admissíveis atualmente nessas questões da vida pessoal, num momento de lazer e descontração de cada um, pois no mundo dos negócios, é impensável querer enfrentar a tecnologia e conservar costumes antigos pensando na perenidade das empresas. Insistir em consultar processos jurídicos em meio físico, guardar cópias de documentação no arquivo (que todos têm medo de entrar para não ter que organizar), ou ter como principal meio de controle dentro da empresa a impressão de uma “autorização”, seguida da assinatura do “responsável” há muito tempo não se coaduna mais com a imagem de uma empresa, escritório, estabelecimento, instituição etc que pretende gerar lucros e realmente se preocupa com o futuro.

 

Porém, uma coisa é certa: mesmo a digitalização de documentos sendo algo relativamente simples de se entender, existem ainda muitos mitos sobre ela, o principal deles como sendo o “simples ato de pegar toda a documentação de uma empresa, passar num “scanner” e ficar com o arquivo digital”. Na verdade, essa descrição corresponde a talvez 10% de um verdadeiro trabalho de digitalização que, na verdade, muito mais que isso, é um projeto de Gestão de Documentos!

 

 

Projeto? Gestão? “Xiii... começou a complicar, acho que vejo isso outra hora!”.  Bem, este é na verdade o segundo maior mito sobre a digitalização (gestão) de documentos: que “não é algo tão simples e fácil, na verdade é algo muito complicado e não consigo entender o porquê de investir em um projeto desses se não vou conseguir ter noção para implantar esta cultura em meu negócio para poder colher os frutos disso”. Ora, fique tranquilo! Estamos aqui para desmistificar toda essa história de que entender os benefícios de um projeto de gestão de documentos é algo complicado! Acompanhe através deste Blog e de nossas redes sociais, pílulas semanais de conhecimento, com cases, infográficos, matérias e dicas que vão lhe fazer entender que muito mais do que “acompanhar a maré” e “estar em sintonia com a evolução tecnológica”, a gestão de seus documentos é algo que vai lhe trazer redução de custos, agilidade em seus processos, credibilidade de seus clientes, segurança do maior patrimônio de seu negócio (o conhecimento), aumentando uma significativa parcela do seu LUCRO!

 

 

Um último lembrete se faz necessário: não interessa o porte de seu negócio,a gestão de documentos pode e VAI trazer benefícios, seja para uma microempresa, ou pequeno escritório, seja para uma multinacional! O que importa é a definição do projeto e a explanação dos benefícios que ela traz em cada área de atuação! Por este motivo, muitos de nossos conteúdos serão segmentados, trazendo benefícios específicos de cada uma dessas áreas, além daqueles gerais, comuns a todos os negócios e suas áreas!

 

Não se preocupe, você ainda pode ter seus hobbies nostálgicos na vida privada (eu também gosto de folhear meus livros nas horas vagas), mas com negócios não se brinca, atitude e adaptação é fundamental! E aí, ainda tem dúvidas se precisa digitalizar? Ou vai deixar para ver isso outra hora?

 

Até o próximo post,

Time Documentalize

 

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