Digitalização: terceirizar ou comprar scanner?

November 21, 2016

 

Você sabe quantos documentos possui?

 

Tem ideia de quantos documentos gera por mês?

 

Qual o tamanho do seu arquivo inativo?

 

Você possui uma política de temporalidade documental, para descartar o que não é mais necessário?

 

Todas essas perguntas são importantes, para que saiba qual scanner comprar. Lembrando que, scanners de boa qualidade não custam menos do que R$ 5.000,00. Scanners baratos geram manutenção frequente e comprometem a qualidade do documento digital!

 

Você realmente está disposto a deixar a transformação físico-digital da sua informação, bem mais precioso da sua empresa, nas mãos de estagiários ou funcionários que farão isso como segunda ou terceira tarefa, muitas vezes sendo interrompidos, causando inconsistências na digitalização?

 

Você possui uma gestão de documentos em sua empresa?  Separa os documentos de que forma?

 

Por período, por funcionário, por departamento?  Teve mais de um gestor por departamento, e cada um alterou a maneira de arquivamento conforme seu critério?  Tem certeza que toda a sua documentação do ano passado está segura, livre de agentes decompositores?

 

Estas situações expõem que a digitalização por conta própria é uma possibilidade, mas que exige muito planejamento interno na empresa, e é muito mais do que apenas colocar papel no scanner.

 

Se pensar assim, a bagunça física vai virar bagunça digital, e nada mais! Os problemas serão os mesmos de sempre, com alta probabilidade de aumentarem! Duplicidade, documentos importantes sendo descartados, arquivos digitais sem qualidade e ilegíveis...já pensou?

 

Por outro lado, a terceirização minimiza todas as chances de erro. Isso porque você estará deixando o trabalho com quem entende do assunto! A Documentalize conhece o caminho. Sua equipe especializada irá fazer seu diagnóstico documental, isto é, vai entender a maneira que a documentação do seu escritório e, depois disso, vai propor a melhor solução, dentro do seu orçamento e de sua real necessidade. Invista em gestão documental e dê um grande passo na direção de um escritório com documentos organizados e seguros! Entre em contato conosco.

 

Até o próximo post,

Time Documentalize

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