5 itens em que você economiza ao aplicar a gestão de documentos

May 24, 2017

 

Caso você tenha alguma dúvida de como é possível cortar custos em sua empresa, comece pela gestão de seus documentos. Veja abaixo, quais despesas são passíveis de redução.

 

1. Espaço de guarda de documentos

 

Você sabe quanto custa o m² de sua empresa? Fizemos um levantamento em um cliente da Documentalize, no Bairro Água Verde, em Curitiba, e concluímos que o número era bem próximo a R$ 25,00/m² mensal. Agora multiplique por 20m², que é a metragem da sala utilizada para arquivar 1.800 caixas arquivo padrão 7kg, e chegamos ao número de R$500,00 por mês, somente de espaço, para arquivamento. Isso sem falar em investimento em prateleira, caixas, limpeza, etc. Com a gestão documental, aplicando a digitalização, descarte e o correto acondicionamento, é possível reduzir em até 80% o espaço desperdiçado. Ou quem sabe, você pode até terceirizar a guarda depois de ter todo o controle documental realizado.

 

2. Armários para arquivo

 

Ahhh, esses itens pesam no orçamento! Seja armários de aço, madeira, fixos ou deslizantes, além do preço, ficam “estorvando” o espaço que poderia ser mais clean. Depois da digitalização você pode anunciar em sites de vendas de usados, e ganhar um troco!

 

3. Material de escritório

 

Muitas empresas não percebem esses pormenores, pois esses custos de insumos entram como material de escritório. Aí no final do mês, descobrem que sempre têm aqueles gastos com a papelaria da esquina. Digitalizar e Gerenciar Documentos é uma forma de economizar impressão, papel, etiqueta, caixa, pastas, etc.

 

4. Tempo de sua Mão de Obra

 

Se você fizer uma análise de custos em sua empresa, perceberá que a folha de funcionários é responsável por aproximadamente 60% das despesas gerais. Melhorar a produtividade com tarefas que realmente os competem, é crucial para a redução de custos. A conta é óbvia! É aí que entra a gestão de documentos! Se você tiver um arquivo físico e digital BEM organizado, vai conseguir ECONOMIZAR TEMPO de seus colaboradores na busca de informação, e dará mais CELERIDADE no tempo de resposta em suas tomadas de decisão.  Seu funcionário ficará muito mais feliz em não ter que ir até o arquivo “morto” procurar um documento.

 

5. Processo trabalhista

 

Essa é uma das mais impactantes! Notamos que em tempo de recessão, o volume de processos de trabalhista aumentou. Se sua empresa faz tudo conforme a CLT manda, ainda assim corre o risco de levar uma ação se não tiver os documentos para provar que estava certo. E sabe quanto isso pode lhe custar? MUITO! Imagine que o ex-funcionário alega que fez horas extras e você não encontra os cartões pontos? Ou que você reteve a carteira impossibilitando o mesmo de atuar em outra empresa. Prepare o bolso! Você é OBRIGADO a ter todos esses documentos em originais, mas como a defesa inicial tramita no meio eletrônico, tendo a digitalização já é meio caminho andado.

 

Se você está pensando em iniciar a gestão documental em sua empresa, agora já tem bons motivos financeiros para isso. É errado pensar nesse projeto como CUSTO. Trate como prevenção de despesas e investimento para não ser pego de surpresa.

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